Las personas jurídicas o entes jurídicos deberán implementar un procedimiento interno que comprenda mecanismos razonables para obtener y conservar información sobre la identificación de su(s) beneficiario(s) final(es). Para cumplir con este objetivo, se deben adoptar los siguientes mecanismos:
1. Identificar y validar al beneficiario final, por lo que, las personas naturales que califiquen como beneficiarios finales, deberán revelar su identidad a las personas jurídicas o entes jurídicos y otros datos, que establezca el Reglamento.
En dicho sentido, el Reglamento establece que el beneficiario final deberá identificarse a través del “Formato de la Persona Natural que califica como Beneficiario Final”.Actualmente, dicho formato puede ser físico, en cuyo caso deberá contar con la firma certificada notarialmente o consular de los beneficiarios finales.
Cabe recalcar que, sin perjuicio de que la persona natural que califica como beneficiario final cumpla o no con presentar el formato antes señalado, la persona jurídica o ente jurídico está en la obligación de proporcionar la información sobre sus beneficiarios finales a la SUNAT.
2. Desarrollar un mecanismo que les permita acceder y mantener la información adecuada, precisa y actualizada acerca de los datos de la identidad de los beneficiarios finales y demás datos que se establezcan mediante Decreto Supremo.
La información que deben consignar los obligados a presentar la Declaración de Beneficiario Final se encuentra detallada en el artículo 4 del Decreto Supremo N.° 003-2019-EF.
3. Verificar la identidad del beneficiario final y demás datos que se establezca mediante el Decreto Supremo.
Para estos efectos, el Reglamento indica que el sujeto obligado a presentar la Declaración de Beneficiario Final, debe realizar la validación respectiva de la información proporcionada por el beneficiario final, haciendo uso de la base de datos del Registro Nacional de Identificación y de Estado Civil – RENIEC, la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos – SUNARP, la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradora de Fondos de Pensiones – SBS y con los datos del RUC que figure en la página web de la SUNAT, entre otras fuentes de información.
4. Asegurarse que la información de los Beneficiarios Finales esté actualizada; asimismo, de contarse con información que sea distinta a la informada a la SUNAT, esta deberá comunicarse a dicha institución.
En dicho sentido, el Reglamento establece realizar un seguimiento continuo sobre la identificación del beneficiario final, a este efecto, se debe actualizar dicha información por lo menos al cierre de cada ejercicio fiscal. Esta medida adoptada, se debe realizar sin perjuicio de la obligación de presentar una nueva declaración de beneficiario final en un plazo de 30 días hábiles computados a partir del día siguiente de la fecha de presentación del formato en el que se informa al (los) nuevo (s) beneficiario (s) final (es).
5. Conservar la información del beneficiario final, de la cadena de titularidad y de la documentación que le sirva de sustento durante el plazo que señale la normativa específica. En caso de que la información del beneficiario final sea llevada por terceros, estos últimos seguirán siendo responsables de dicha conservación.
En dicho sentido, el Reglamento establece que se debe mantener y conservar lo siguiente:
- Copia del documento que respalde su incorporación legal en la persona jurídica como beneficiario final, tales como: minuta de constitución, copia de la escritura pública de constitución de la persona jurídica en la cual figure como socio, accionista o participacionista, entre otros.
- Constancia de pago o del medio de pago utilizado en la transacción que origina la adquisición de la condición de beneficiario final.
- Constancia de la distribución de dividendos o cualquier rendimiento por parte de la persona jurídica, incluyendo su pago.
- Copia del título o del certificado que acredite su condición de socio, accionista o participacionista, entre otros.
Cabe recalcar que el plazo para conservar la información que respalde la declaración de beneficiario final es de 5 años, conforme lo establece el artículo 87 del Código Tributario.
6. Si luego de aplicados los criterios para la determinación del beneficiario final no se pueda obtener información sobre su identificación, las personas jurídicas o entes jurídicos están obligados a publicar este hecho en su portal web, de manera permanente; y en caso no cuente con este, deberá publicar dicha situación por una sola vez en cada ejercicio fiscal, en los avisos judiciales del diario de mayor circulación de la localidad donde tenga su domicilio fiscal la persona jurídica o ente jurídico.
7. Proporcionar y/o permitir el acceso oportuno de las autoridades competentes a la información del beneficiario final, incluyendo el acceso a la documentación que le sirve de sustento.
Base Legal: Artículo 6 del Decreto Legislativo N.° 1372 y artículo 7 del Decreto Supremo N.° 003-2019-EF.
06. Mechanisms to obtain and keep information on Beneficial Owners pendiente
The legal persons or legal arrangements shall implement an internal procedure including reasonable mechanisms to obtain and keep information on the identification of beneficial owners. In order to comply with this objective, the following mechanisms should be adopted:
1. To identify and validate the beneficial owner; therefore, individuals qualifying as beneficial owners shall disclose their identity to legal persons or legal arrangements and other information established by Supreme Decree 003-2019-EF.
In such sense, the Supreme Decree 003-2019-EF establishes that the beneficial owner shall be identified through the “Form of Individual qualifying as Beneficial Owner”. Such form can be physical and, in that case, it shall have the notarially or consular certified signature of beneficial owners.
It is worth mentioning that notwithstanding the individual qualifying as beneficial owner complies or not with filing the above-mentioned form, the legal person or legal arrangement is required to provide information on beneficial owners to SUNAT.
2. To develop a mechanism allowing to access and maintain appropriate, accurate and updated information on identity details of beneficial owners and other information established by Supreme Decree.
The information that must be provided by the taxpayer liable to file the Beneficial Owner Affidavit is detailed in Section 4 of Supreme Decree 003-2019-EF.
3. To verify the identity of the beneficial owner and other details established by Supreme Decree.
For these purposes, Supreme Decree 003-2019-EF indicates that the taxpayer liable to file the Beneficial Owner Affidavit shall make the corresponding validation of the information provided by the beneficial owner, making use of the database of the National Registry of Identification and Marital Status RENIEC, The national Superintendence of Public Records (SUNARP), Superintendence of Banking, Insurance and Private Pension Fund Administrators (SBS) and RUC data from the website of SUNAT, among other sources of information.
4. To ensure that the information of Beneficial Owners is updated; also, if there is information that is different to the one reported to SUNAT, it shall be communicated to such institution.
In such sense, Supreme Decree 003-2019-EF establishes to continuously monitor the identification of the beneficial owner, and for this purpose, it is necessary to update such information at least at the closing of each tax period. This adopted measure shall be made without prejudice of the obligation to file a new beneficial owner affidavit within a 30-day period estimated from the following filing date of the form in which the new beneficial owner (s) is informed.
5. To keep the beneficial owner’s information, chain of ownership and supporting documentation during the term stated in the specific standard. In the event that the beneficial owner information is kept by third parties, they shall be responsible for it.
In such sense, Supreme Decree 003-2019-EF establishes that it is necessary to maintain and keep the following:
- Copy of the document supporting its legal incorporation in the legal person as beneficial owner, such as: Articles of Incorporation, copy of the public deed of incorporation of the legal person in which it appears as partner, shareholder or stakeholder, among others.
- Certificate of payment or the means of payment used in the transaction originated by the acquisition of the status of beneficial owner.
- Certificate of dividend distribution or any return from the legal person, including its payment.
- Copy of the title or certificate showing proof of its status of partner, shareholder or stakeholder.
It is worth mentioning that the term to keep the information that supports the beneficial owner affidavit is 5 years as established in Section 87 of the Tax Code.
6. If after applying the criteria to determine the beneficial owner, it is not possible to obtain information on its identification, legal persons or legal arrangements are required to publish it in the web portal on a permanent basis and if they don’t have it, it shall publish such situation once on each tax period through a judicial notice in the newspaper most widely circulated in the location where the legal person or legal arrangement has established its tax domicile.
7. To provide competent authorities and/or allow them timely access to the beneficial owner’s information including access to supporting documentation.
Legal Basis: Section 6 of Legislative Decree 1372 and Section 7 of Supreme Decree 003-2019-EF