12. Constancia de recepción - Conservación - Otorgamiento

CONSTANCIA DE RECEPCIÓN

La constancia de recepción de la factura electrónica será remitida por la SUNAT con los siguientes estados:

a.     Aceptada.- Cumple las condiciones de emisión

b.     Rechazada.- No cumple con alguno de los requisitos de emisión, en este caso también se le comunica al adquiriente. 

CONSERVACIÓN

El emisor electrónico deberá almacenar, archivar y conservar las constancias de rechazo que emita y reciba, así como los resúmenes diarios y las comunicaciones de baja. El almacenamiento puede ser realizado en medios magnéticos, ópticos, entre otros.

El adquirente o usuario no electrónico deberá almacenar, archivar y conservar la representación impresa o, de ser el caso, el comprobante de pago electrónico o la nota electrónica.

Durante un año contado desde la emisión el emisor debe dar acceso solo al adquiriente mediante una página web, a los comprobantes electrónicos que le haya emitido. 

OTORGAMIENTO

Se considera otorgada la factura cuando sean entregadas o puestas a disposición del adquiriente o usuario mediante medios electrónicos. Es el emisor el que define el medio de entrega.

No es obligatorio que primero se envíe el ejemplar de la factura (y sus correspondientes notas de crédito y débito asociadas) a la SUNAT antes de enviarla al cliente. Sin embargo, debe tener en cuenta que si el ejemplar es rechazado por la SUNAT, no tendrá validez tributaria, por lo que se recomienda, que en la medida que la operatividad lo permita, enviar primero el comprobante a la SUNAT para la validación. Cabe señalar que estos rechazos deben ser mínimos o no existir, considerando que antes de ser autorizados como emisores electrónicos, el contribuyente emisor ha sometido a evaluación, los archivos electrónicos que está generando y es su responsabilidad mantener estas condiciones a futuro.  

El rechazo también se le comunicará al adquirente o usuario, a través del buzón electrónico a que se refiere el inciso d) del artículo 1 de la Resolución de Superintendencia Nº 014-2008-SUNAT y normas modificatorias, que se ha emitido una CDR - Factura y nota con ese estado respecto de un documento en el que aparece como adquirente o usuario, salvo que sea no domiciliado, se haya consignado un número de RUC no válido o sea un sujeto que no cuente con clave SOL.

La CDR - Factura, contará por lo menos, con el estado, la numeración del documento a que se refiere, el motivo del rechazo, la firma digital de la SUNAT y la hora en que se recibió el aludido documento.

El emisor electrónico deberá definir una forma de autenticación que garantice que sólo el adquirente o usuario podrá acceder a su información.