Tamańo de Texto:

06. Mecanismos para obtener y conservar la información del Beneficiario Final

Las personas jurídicas o entes jurídicos deberán implementar un procedimiento interno que comprenda mecanismos razonables para obtener y conservar información sobre la identificación de su(s) beneficiario(s) final(es). Para cumplir con este objetivo, se deben adoptar los siguientes mecanismos:

1. Identificar y validar al beneficiario final, por lo que, las personas naturales que califiquen como beneficiarios finales, deberán revelar su identidad a las personas jurídicas o entes jurídicos y otros datos, que establezca el Reglamento.

En dicho sentido, el Reglamento establece que el beneficiario final deberá identificarse a través del “Formato de la Persona Natural que califica como Beneficiario Final”. Dicho formato puede ser físico, en cuyo caso deberá contar con la firma certificada notarialmente o consular de los beneficiarios finales, o en otros medios, siempre que estos permitan identificar fehacientemente al beneficiario final. 

Cabe recalcar que, sin perjuicio de que la persona natural que califica como beneficiario final cumpla o no con presentar el formato antes señalado, la persona jurídica o ente jurídico está en la obligación de proporcionar la información sobre sus beneficiarios finales a la SUNAT.

2. Desarrollar un mecanismo que les permita acceder y mantener la información adecuada, precisa y actualizada acerca de los datos de la identidad de los beneficiarios finales y demás datos que se establezcan mediante Decreto Supremo.

El Reglamento exige información relativa al supuesto por el cual la persona natural ha sido considerada como beneficiario final por la persona jurídica, tales como: porcentaje de participación; valor nominal; tipo de acciones, participaciones o derechos u equivalentes en el capital de la persona jurídica; identificación de la (s) persona (s) por la (s) cual (es) se configura titularidad o control indirecto, así como detalles de la persona jurídica o ente jurídico.

Mientras que, para los beneficiarios finales de entes jurídicos, se solicita, adicionalmente a los datos de identificación, la calidad que ostenta en la entidad; tales como, fideicomitentes, fiduciario, fideicomisario o grupo de beneficiarios, entre otros.

3. Verificar la identidad del beneficiario final y demás datos que se establezca mediante el Decreto Supremo.

Para estos efectos, el Reglamento indica que el sujeto obligado a presentar la Declaración de Beneficiario Final, debe realizar la validación respectiva de la información proporcionada por el beneficiario final, haciendo uso de la base de datos del Registro Nacional de Identificación y de Estado Civil – RENIEC, la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos – SUNARP, la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradora de Fondos de Pensiones – SBS y con los datos de RUC que figure en la página web de la SUNAT, entre otras fuentes de información.

4. Asegurarse que la información de los Beneficiarios Finales esté actualizada; asimismo, de contarse con información que sea distinta a la informada a la SUNAT, esta deberá comunicarse a dicha institución.

En dicho sentido, el Reglamento establece realizar un seguimiento continuo sobre la identificación del beneficiario final, a este efecto, se debe actualizar dicha información por lo menos al cierre de cada ejercicio fiscal. Esta medida adoptada, se debe realizar sin perjuicio de la obligación de presentar una nueva declaración de beneficiario final en un plazo de 30 días hábiles computados a partir del día siguiente de la fecha de presentación del formato en el que se informa al (los) nuevo (s) beneficiario (s) final (es). 

5. Conservar la información del beneficiario final, de la cadena de titularidad y de la documentación que le sirva de sustento durante el plazo que señale la normativa específica. En caso de que la información del beneficiario final sea llevada por terceros, estos últimos seguirán siendo responsables de dicha conservación.

En dicho sentido, el Reglamento establece que se debe mantener y conservar lo siguiente:

  • Copia del documento que respalde su incorporación legal en la persona jurídica como beneficiario final, tales como: minuta de constitución, copia de la escritura pública de constitución de la persona jurídica en la cual figure como socio, accionista o participacionista, entre otros.
  • Constancia de pago o del medio de pago utilizado en la transacción que origina la adquisición de la condición de beneficiario final.
  • Constancia de la distribución de dividendos o cualquier rendimiento por parte de la persona jurídica, incluyendo su pago.
  • Copia del título o del certificado que acredite su condición de socio, accionista o participacionista. 

Cabe recalcar que el plazo para conservar la información que respalde la declaración de beneficiario final es de 5 años, conforme lo establece el artículo 87 del Código Tributario.

6. Si luego de aplicados los criterios para la determinación del beneficiario final no se pueda obtener información sobre su identificación, las personas jurídicas o entes jurídicos están obligados a publicar este hecho en su portal web, de manera permanente; y en caso no cuente con este, deberá publicar dicha situación por una sola vez en cada ejercicio fiscal, en los avisos judiciales del diario de mayor circulación de la localidad donde tenga su domicilio fiscal la persona jurídica o ente jurídico

7. Proporcionar y/o permitir el acceso oportuno de las autoridades competentes a la información del beneficiario final, incluyendo el acceso a la documentación que le sirve de sustento.